Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze periode is de bedrijfsvoering geënt op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best' en overige kaderstellende notities zoals de Dienstverleningsvisie en Informatievoorziening & Advisering visie.

In deze paragraaf beperken we ons tot de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur.

Organisatieverbetertraject

In 2020 heeft de interim gemeentesecretaris een verbeterplan opgesteld en in 2021 is het verbeterplan grotendeels ingevoerd. Voor 2022 ligt de nadruk op enerzijds consolidatie en anderzijds op het doorzetten van de noodzakelijke cultuur en gedragsverandering binnen de organisatie. Hierbij is het belangrijk dat medewerkers in de dagelijkse praktijk de ruimte en vrijheid voelen om mee te denken met vragen van inwoners ook al passen deze wellicht niet helemaal in de gehanteerde standaarden. kortom wij gaan geen gesprekken met of vragen van inwoners uit de weg, Ook is het belangrijk dat de organisatie niet blijft hangen in plannen en visies maar dat er daadwerkelijk wordt opgeleverd en gedaan. Dat gaat al vaak goed, maar juist bij de ingewikkelde en innovatieve dossiers, zoals de omgevingswet, vereist dit in 2022 aandacht.

Personeel en Organisatie

In 2021 zijn we gestart met de uitvoering van het Strategisch HRM-plan 2021-2023. In het plan geven we aan met welke acties we anticiperen en reageren op in- en externe ontwikkelingen. Denk hierbij aan het maken of vernieuwen van HR-beleid of -instrumenten, leiderschapsontwikkeling dan wel organisatiecultuur gerichte acties.  

Relevante ontwikkelingen
We implementeren de acties van het organisatieverbetertraject dat in 2020 is opgestart. De kern is dat we zorgen dat taken op de juiste plaats belegd zijn in afdelingen en deze voeren competente medewerkers en teams uit. Hiervoor zetten we voornamelijk strategische personeelsplanning en de HR-gesprekscyclus in. Hierbij hoort ook het verminderen van kwetsbaarheden in de personeelsbezetting qua capaciteit en het organiseren van kennisborging.

We sturen op optimalisatie van onze externe en interne dienstverlening door vereenvoudiging van werkprocessen, verdere digitalisering en aandacht voor houding en gedrag van onze medewerkers in de uitvoering van het dagelijkse werk. Werken volgens “de bedoeling” is leidend; niet de regels zijn het uitgangspunt. Dit wordt actief opgepakt door de invoering van serviceformules die wij samen met de inwoners vormgegeven en door inwoners rechtstreeks te vragen naar hun ervaringen met onze dienstverlening.  Dit vraagt om bewustwordingsacties, training en coachend leiderschap, maar vooral ook het durven afstappen van zekerheden.

Een externe ontwikkeling waar we direct “last” van hebben is de krappe arbeidsmarkt. Dat geldt voor steeds meer functies. De schaarste neemt toe. Jezelf onderscheiden als werkgever is steeds belangrijker evenals het actief zoeken naar geschikte medewerkers. Maar ook het binden en boeien van de huidige medewerkers hoort daar bij, onder andere door het bieden van opleidingsmogelijkheden en interessant werk. Een normale uitstroom is gezond. We anticiperen hier zoveel mogelijk op door het aantrekken van trainees of starters op de arbeidsmarkt die we zelf opleiden. Selecteren op potentieel en persoonlijkheid prevaleert daarbij boven ervaringseisen.

Verder hebben we te maken met de stijging van de AOW leeftijd. Langer doorwerken vindt de een prettig, voor de ander is het fysiek dan wel mentaal een opgave. Wetgeving en cao bieden meer mogelijkheden tot maatwerk bij knelpunten binnen deze doelgroep. Dit nemen we mee in ons vitaliteitsbeleid.

Na het Sociaal Domein is nu ook binnen het Ruimtelijk Domein een transformatie in gang gezet met de invoering van de Omgevingswet. Ook hier gaat het om een andere manier van werken, qua werkproces, digitaal werken, taken en rollen en houding en gedrag. Ofwel het dringt door tot in de haarvaten van onze bedrijfsvoering. Een mooie kans om te werken aan een professionele cultuur van samenwerken en leren.

En last but not least, de coronapandemie heeft hybride werken voorgoed op de kaart gezet. Thuiswerken is niet nieuw, maar heeft hierdoor wel een vlucht genomen. De flexibiliteit die dit met zich meebrengt brengt voor de medewerker en organisatie vele voordelen, mits goed gefaciliteerd en georganiseerd. Op basis van verdere ervaring hiermee kijken we wat er nog nodig is op dit punt. De Coronapandemie heeft ons ook doen inzien hoe belangrijk het is vitaal te zijn en blijven, mentaal en fysiek. Ook dit is onderdeel van de verdere implementatie van ons vitaliteits-/arbobeleid.

Verplichte indicatoren :

Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben betrekking op de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

De jaren 2018, 2019 en 2020 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren.
Het jaar 2021 en 2022 betreft een raming op basis van de primitieve programmabegroting.
De apparaatskosten per inwoner zijn in 2022 gestegen ten opzichte van de realisatie in 2020 en de primitieve begroting 2021. Dit wordt veroorzaakt door de werkelijke bezetting van de formatie die hoger ligt dan in 2020 en doordat de begrote lasten voor overhead zijn toegenomen in 2022 onder meer door de uitwerking van het verbeterplan.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Informatisering & Automatisering

Best is “Slimme Volger” in een steeds veranderende informatiesamenleving
De behoefte aan informatie verandert continu. Dit komt onder andere door de toenemende snelheid waarmee grote technologische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen op ons afkomen. Één ding is zeker: informatievoorziening, gegevens en ICT gaan alleen nog maar belangrijker worden. Ook gemeente Best ontkomt dus niet aan blijvende en wellicht zelfs toenemende investeringen op dit gebied. De gemeente Best volgt ICT mogelijkheden en past ze toe in haar dienstverlening. Voorwaarde is dat ze bijdragen aan de maatschappelijke opgave en de doelstellingen van de gemeente Best. Om de verschillende diensten en kanalen goed te ondersteunen zorgt Best dat de processen en het digitale kanaal intern op orde zijn (betrouwbaarheid). Het ambitieniveau dat de gemeente hierbij kiest is die van “Slimme Volger”. Wij willen gebruik maken van elders opgedane ervaringen en willen daarbij tijdig invulling geven aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van deze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid
Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best voor zoveel mogelijk standaardiseren. Dat wil zeggen:

• aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2024;
• zoveel mogelijk gebruik maken van standaardsoftware, tenzij maatwerk noodzakelijk is;
• de bereikbaarheid van de gemeente Best is reeds geoptimaliseerd door de medewerkers te voorzien van een smartphone;
• voor maximale flexibiliteit (waaronder het afleggen van bezoeken aan huis) werken alle medewerkers met mobiele computers en kunnen altijd en overal bij de noodzakelijke informatie.

Acties in 2022
De gemeente Best richt haar informatievoorziening(IV)-functie dusdanig in dat de rol van het primaire proces leidend is. IV beweegt mee met de veranderende eisen en wensen van het primaire proces. Uiteraard binnen de door gemeente vastgestelde kaders voor dienstverlening, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

Trajecten die voor 2022 op de agenda staan zijn onder andere:

• Datagedreven werken; de gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Regie en ontsluiten middels dasboard van eigen gegevens is een belangrijke stip op de horizon. Na de monitor Sociaal Domein stappen we over naar vraagstukken op ruimtelijk en bedrijfsvoeringsgebied.
• Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2022 gaan we verder met het digitaliseren van onze processen Ieder jaar zetten we steeds meer in op het aanbieden van nieuwe digitale producten en diensten via de gemeentelijke website. In 2022 zetten we onder meer in op het verder verbeteren van onze webformulieren, het uitbreiden van de afsprakenfunctionaliteit en het verhogen van het gebruik van de Berichtenbox van MijnOverheid.
• Van on-premise naar cloud; waar we nu nog lokaal veel gegevens in onze systemen opslaan zal dat de komende jaren steeds meer in de cloud zijn. Onze leveranciers bieden hun diensten dan ook steeds meer aan via het Internet. In 2021 onderzoeken we de mogelijkheden hiervoor om in 2022  concrete stappen te zetten voor bijvoorbeeld de Omgevingswet. 
• Diverse archiefprojecten; waarmee we de archieven voorbereiden op digitale overdracht naar het e-depot van het RHCe.

Informatiebeveiliging en privacy

We blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag en de Archiefwet.

Naast technische maatregelen en middelen, zoals dataclassificatie, autorisaties en versleuteling, besteden we continu aandacht aan bewustwording van medewerkers. Door campagnes en voorlichtingssessies maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren. Ook zorgen we ervoor dat processen veilig en privacybewust (security & privacy by design) zijn ingericht en verantwoordelijkheden op de juiste plek zijn belegd.

Elk jaar doorlopen we diverse audits, zo ook in 2022. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af over de mate van beveiliging aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting
In 2019 en 2020 onderzochten we samen met Bestwijzer de mogelijkheden om vanuit één adres de dienstverlening aan inwoners en ondernemers te organiseren. In juli besloot de gemeenteraad een volgende stap te zetten in de ontwikkeling van één gezamenlijke nieuwe huisvesting voor Bestwijzer en de gemeente. De raad gaf het college opdracht om verder onderzoek te doen naar nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein (locatie naast Zeeman, scenario 3b). In 2022 en in de eerste helft van 2023 werken we aan de volgende fase, de ontwerpfase. In deze fase werken we aan een schetsplan voor de nieuwe gezamenlijke huisvesting. En aan het verder vormgeven van onze dienstverlening en samenwerking in de toekomst, maar ook in het hier en nu.

Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp);
• de onderzoeken naar collegebesluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2022 verandert de wet op het gebied van rechtmatigheid. Dit betekent ook iets voor onze gemeente. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2022 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij al een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en/of doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Juridische kwaliteitszorg

We nemen organisatorische maatregelen, die erop zijn gericht dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de geldende regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. Uiteraard sluiten we aan bij ons cultuurtraject: "het werken volgens de bedoeling". Concreet willen we het instrument mediation inzetten om zienswijzen en bezwaren te voorkomen. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.